不動産管理業のBCP対策
不動産管理における災害リスクとは
建物の倒壊や火災など多くのリスクが存在している
不動産管理会社では、災害によって管理する建物が被災するリスクがあります。地震によって倒壊することもあり、地盤が弱い場所にある建物はさらに危険です。
大雨や台風、落雷などによる損壊や土砂や津波、浸水などの危険も考えられます。何らかの物体が建物に落下、あるいは衝突して損壊する可能性もあります。
火災や盗難など2次被害のリスクにも注意が必要です。電気配線の断線が起こると、漏電火災も起こりえます。
管理物件が遠くや複数ある場合の状況把握が難しい
管理している建物が遠方や複数ある場合、被災状況の把握がしにくいことがあります。連絡が取れなかったり、誤った指示を出したりすることが考えられます。
大規模賃貸オフィスビルを管理している場合は、避難経路が確保されていなければ、大勢の人で混乱状態になるかもしれません。交通手段が断たれて、ビル内に留まる期間が長くなった場合、食料と水が不足する可能性があります。ビル内の火災での有毒ガス（煙）発生や、エレベーターの閉じ込めも危険です。
以上のように、不動産管理業においてBCPを策定できていないと最悪の場合、事業継続が危ぶまれるという事態に陥るかもしれません。
そうならないためにも、不動産管理業界の方は「災害情報システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
各地で発生した災害や事故に関する正確な情報をいち早く入手することで、現場での意思決定を円滑に進められるでしょう。
不動産管理が取り入れるべき災害対策・BCP対策
重要書類を守る
不動産には、契約書などの重要書類が数多くあります。喪失してしまっては大変です。大地震による建物の倒壊、津波、火災などが重要書類喪失の原因として挙げられます。書類の喪失を防止するには、書類をPDFなどでデータ化して保管する方法がおすすめです。データは、クラウドに保存しておけば、別の拠点でも確認できます。災害発生時に、被災した事業所以外で、業務がスムーズに継続できるでしょう。
また、書類の喪失には、人為的なミスが原因のことも少なくありません。文書管理規定など、社内規則も策定しておきましょう。
データの消失を防ぐ
データ化して保存しても、そのデータを消失してしまえば意味がありません。データの消失は、サーバーの物理的な損壊、ウイルス感染、人為的ミスなどがあります。データの消失を防ぐためには、バックアップが有効です。また、セキュリティ対策を適切に行いましょう。信用できない添付ファイルは開かないなど、社員の教育も必要です。
システムは、物理的な損壊リスクを防ぐために、クラウドシステムの導入も検討してみましょう。
被害状況の迅速な把握
被災が発生した場合、従業員の安否確認をした後は、現地の情報を素早く収集することが大切です。情報収集のための連絡手段を整えておきましょう。災害情報システムは、24時間体制で管理している建物にも有効。情報発信が一本化され、社内共有が簡単です。
物件のオーナーとの連絡方法も考えておきましょう。オーナーへの連絡手段を複数準備してください。緊急時にオーナーの意思確認ができない場合、オーナーの親族が介入してくる可能性が高いです。代理権の確認方法なども取り決めておきましょう。
建物の耐震化や外壁補強
不動産管理では、建物を守ることは重要課題です。事前に災害に備えて、建物を守れるようにしておく必要があります。耐震診断を受け、耐震性を強化しておくこともそのひとつ。地震が多い日本において、不動産の耐震化は必要不可欠です。
また、外壁やタイルの剥がれも、二次災害の観点からも予防策を講じておきましょう。建物と道路の間に段差ができないようにしておくことも二次災害の防止につながります。
不動産の場所選び
不動産管理において、災害時の被害を抑える方法は、不動産選びがポイントです。管理する物件をいろいろな地域に分散させておけば、災害が起こっても、被災する建物が限定されます。災害時に確認するべき不動産も少なくなるので、被害状況の把握もスムーズになるでしょう。
また、地盤が強い地域に建設することもリスク軽減のひとつです。液状化や地盤沈下の被害を受けやすい地域を避けて建築しましょう。地震に強い不動産だと管理がしやすくなります。
不動産管理における過去の災害対策事例
繰り返し使うことで回答に要する時間が大幅に短縮
不安定な気候が増え、大雪や台風など、社員への一斉通信の必要が数カ月に1度くらいの頻度で起こります。安否確認サービスを使って、出勤可否の確認や社内情報の通知を行っています。
繰り返し使うことで、出勤や安否確認など回答を求める一斉送信に対し、3時間程度で全員の回答が集まるようになりました。送信する方も回答する方も、使いやすさには満足しています。
今後は、安否確認サービスで把握した情報を、ホームページを通じて取引先などに向けてタイムリーに公開していきたいです。
普段使っている製品と互換性がありスムーズな運用を実現
都内にある4か所のトラックターミナルの保守管理を行う会社では、全社員に携帯電話を貸与しており、緊急時の連絡を通話とメールの両方で行っていました。
東日本大震災のときに連絡が取れない、時間がかかるといったことが起こり、災害時でも確実に連絡が取れる災害情報システムを導入。
実際の災害での使用経験はありませんが、年に2回の通信訓練で、スムーズに返信できています。協力会社にもアカウントを配布し、効率よい運用を実現しています。
情報を一元化し、必要な情報を必要な部門へ提供
海上にある空港ならではの特有のリスクがあり、緊急事態発生時には、お客様に必要な情報を迅速に提供する必要があります。
災害情報システムを利用して、フライトやアクセス状況などの情報を一元化。交通が遮断されて現地に行けなくても、離れた場所から状況確認や判断が行えます。
災害時に状況照会が発生する施設保守部門などへの、問い合わせ集中の回避も可能です。施設の復旧作業など、早期に取り掛かるべきことに注力できます。
【特集】初動対応に差がつく
情報収集用の災害情報システムとは
災害対策の初動に差をつけると注目をあつめているのが、企業向けの災害情報システムです。各地で起こっている災害や事故情報を報道より先に受け取ることで、「現場で今、なにが起こってるのか」「次にすべきことはなにか」を把握できるため、防災はもちろん、事業継続（BCP）対策の観点から注目を集めています。