オフィスワークのBCP対策
オフィスワークにおける災害リスクとは
普段使っている机やOA機器が危険なものに
オフィスには大勢の人がおり、たくさんの家具や機器があります。地震の場合、家具や機器などの落下や、引き出しの飛び出しでケガをする危険があります。窓ガラスも割れると危険です。家具などが倒れて、避難通路をふさいでしまうと逃げることができません。
火災などの2次被害が発生することも考えられます。高層ビルでは、長い時間揺れを感じる長周期地震動も心配です。交通機関が停止してしまうと、従業員は帰宅できません。
システムやデータなどの喪失が大きな損失につながる
地震の影響で、業務に使用しているシステムやデータの損壊や喪失のリスクがあります。システムが使えなくなると、業務に支障が出ます。サーバーなど重要な機器は倒れて壊れないようにし、落下物から守ることも大切です。
オフィスが浸水した場合、OA機器の故障や、使えなくなってしまう可能性もあります。水よって社内のシステムやデータに影響を及ぼし、機械が壊れたり、データが消えたりすることも考えられます。
以上のように、オフィスに拠点を構えている場合、BCPを策定できていないと事業継続が危ぶまれる事態に陥るかもしれません。
そうならないためにも、「災害情報システム」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
各地で発生した災害や事故に関する正確な情報をいち早く入手することで、現場での意思決定を円滑に進められるでしょう。
オフィスワークが取り入れるべき災害対策・BCP対策
社員の安否確認方法の決定
災害が発生したときには、社員の安否確認が最重要事項です。あらかじめ、安否確認方法を決めておきましょう。災害時のBCPフローの初動である安否確認がスムーズにできるよう、確認方法や確認内容を社員にも周知する必要があります。
メールや電話での安否確認では、スムーズにいかないことも多く、管理者の負担も大きくなるでしょう。適切な人数を割り振る、SNSやアプリを活用するなど、効率的な確認方法を検討してください。安否確認システムの導入を検討するのも良いでしょう。
データのバックアップ
オフィスワークでは、顧客情報や契約情報、各種帳票類、製品情報など、様々なデータを取り扱います。自然災害による大規模なシステム障害やデータ消失リスクも少なからずあるでしょう。対策としては、バックアップが重要です。
データをバックアップする際は、複数の拠点で管理する方法やクラウドの利用が良いでしょう。分散しておくことで、データ消失のリスクは軽減します。バックアップ方法は、セキュリティの確保も重要ポイントです。
拠点を分散する
データも分散するとリスクが軽減しますが、オフィス機能も同様に分散することでリスクが低くなり、災害時でも事業継続しやすくなります。本社の他に支社を設けたり、サテライトオフィスを用意したり、オフィス機能が分散すれば、従業員の通勤負担も減るでしょう。
また、テレワークを導入するのも拠点の分散のひとつです。テレワークを導入しておくと、災害で公共交通機関が利用できなくても、被害にあっていないエリアの従業員の自宅で業務を継続できます。
建物の耐震性
オフィスビルは、「新耐震基準」を満たす1981年6月以降に建てられた物件を選びましょう。建築に1～2年かかることを考慮すると、1983年以降のビルが安心です。旧耐震基準は「震度5程度の地震に耐えられる」でしたが、新耐震基準は「震度6～7程度の地震で倒壊しない」に改正されました。
耐震性が低い建物に入居している場合は、移転も検討してみましょう。これから建築する場合は、耐震の他に免震構造を採用するのも対策のひとつです。
家具やIT機器の転倒防止
オフィスには、多くのIT機器があります。また、キャビネットなど、背が高く重量のある家具もあるでしょう。これらの転倒防止対策は、機器や家具の破損を防ぐだけではなく、従業員のケガも防ぎます。
地震が起きて倒れそうな「背が高い書庫」「重量があるIT機器」などは、倒れないように壁や床に固定しておきましょう。サーバーなど重要なIT機器は、転倒防止策がデータ消失の予防策にもなります。
オフィスワークにおける過去の災害対策事例
迅速な安否確認はもちろん、管理者の負担が軽減
東日本大震災では、従業員がほぼ社内におり、比較的簡単に安否確認でき、外出中の従業員も限られていたので、すぐに対応できました。休日の災害を想定して訓練を実施したところ、メールでの安否確認に限界を感じ、安否確認システムを導入。
従業員が増えても、登録情報を管理者が管理する必要がなく、すべて本人が行います。管理者の日常的なメンテナンスはほぼありません。業務の都合で回答できない人の代理回答ができる点が便利です。今後は国内や海外出張中の従業員へ、しっかり周知していきます。
アプリにプッシュ通知される安否確認で見逃し防止
東北から九州までの200店舗に、約2,000名の従業員がいます。緊急時の連絡手段は、普段使っているメールなどでは気づかないこともあるので、緊急時に簡単に使える災害情報システムを探していました。
プッシュ通知でアプリに届く安否確認は、従業員にすぐに認知され、回答のしやすさも好評です。定期的な訓練のおかげで、実際の地震発生時でも、高い回答率で運用できました。
訓練では、緊急避難場所や消火器設置場所の確認などの工夫をし、従業員の防災意識向上を促しています。
1社での導入が難しいため組合で一括導入して情報共有
185社で構成される廃棄物事業の組合では、小規模な会社が多く、それぞれで災害情報システムの導入は難しいため、組合で一括導入しました。安否確認はもちろん、災害時にどこに何台配車でき、人を向かわせられるかといった連絡を自治体などと共有することも可能です。
災害時に地震や台風などの気象情報や交通情報など、様々な情報や被害状況を提供することもできます。素早く情報共有できることで、有事に際しても組合員同士が連携して、効率よく活動できます。
【特集】初動対応に差がつく
情報収集用の災害情報システムとは
災害対策の初動に差をつけると注目をあつめているのが、企業向けの災害情報システムです。各地で起こっている災害や事故情報を報道より先に受け取ることで、「現場で今、なにが起こってるのか」「次にすべきことはなにか」を把握できるため、防災はもちろん、事業継続（BCP）対策の観点から注目を集めています。